Na Slovensku výpis z obchodného registra môže vystaviť notársky úrad, pošta alebo Obchodný register Slovenskej republiky. Najčastejšie je potrebný, keď slovenská firma zakladá bankový účet v zahraničí, registruje sa na zahraničnom úrade, uzatvára zmluvu alebo preukazuje svoju právnu existenciu mimo Slovenska.
Samotný slovenský originál zvyčajne nestačí. Prijímajúci úrad môže vyžadovať aj jeho úradný preklad do úradného jazyka krajiny. Úradné preklady zo slovenčiny do cudzích jazykov vyhotovujú súdni prekladatelia. Okrem toho môže byť v závislosti od krajiny potrebná aj apostila, tiež nazývaná aj vyššie overenie dokumentu.
Tento článok vysvetľuje, kedy potrebujete úradný preklad výpisu z obchodného registra, kedy je nutná apostila a ako celý proces prebieha v praxi.
Čo je výpis z obchodného registra?
Výpis z obchodného registra je úradný dokument potvrdzujúci základné údaje o spoločnosti zapísanej na Slovensku. Konkrétne obsahuje obchodné meno, sídlo, identifikačné číslo (IČO), právnu formu, štatutárnych zástupcov a predmet podnikania.
Zahraničné inštitúcie tento výpis často požadujú ako doklad preukazujúci existenciu spoločnosti. V skutočnosti ide o jeden z najčastejších dokumentov, ktoré spracovávame v rámci našich služieb právnych prekladov.
Keďže výpis je vystavený v slovenčine, na jeho použitie v zahraničí je takmer vždy potrebný úradný preklad. To platí najmä pri komunikácii s anglicky hovoriacimi úradmi, kde sa vyžaduje úradný preklad zo slovenčiny do angličtiny.
Kedy potrebujete úradný preklad?
Úradný preklad je spravidla potrebný vždy, keď úradný dokument alebo listinu potrebujete použiť v zahraničí. V prípade výpis z obchodného registra sa môže jednať o zahraničný súd, banku, obchodný register, veľvyslanectvo, notára alebo iný verejný úrad.
Na rozdiel od odborného prekladu, úradný preklad na Slovensku vyhotovuje úradný prekladateľ. Ide o prekladateľa zapísaného v zozname znalcov, tlmočníkov a prekladateľov Ministerstva spravodlivosti SR. Niekedy sa nazýva aj súdny prekladateľ. Každ úradne preložený text sa po vytlačení zväzuje s dokumentom v zdrojovom jazyku a doplní sa o vyhlásenie a podpis s pečiatkou prekladateľa. Výsledkom je zväzok dokumentov v oboch jazykoch.
Stačí na úradný preklad sken dokumentu?
V mnohých prípadoch áno. Úradný preklad je možné vyhotoviť aj na základe skenu dokumentu. Prekladateľ môže preklad zväziať aj s výtlačkom tohto skenu.
Toto riešenie je zvyčajne postačujúce, ak prijímajúci úrad vyžaduje len elektronickú naskenovanú verziu úradného prekladu. Ak je však potrebné originálny dokument aj apostilovať, je vždy potrebné pracovať s originálom listiny.
Kedy potrebujete apostilu?
Apostila je vyššie úradné overenie dokumentu potvrdzujúce, že verejný dokument vydaný na Slovensku bol vystavený oprávnenou osobou. Potvrdzuje sa, napr. že výpis z OR naozaj vystavil notár alebo, že úradný prekladateľ je naozaj poverený vykonávať túto činnosť. Konkrétne sa to týka krajín, ktoré sú zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru (celým názvom Dohovor o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín). Viac o tom, čo je apostila a kedy ju potrebujete, sa dočítate v našom článku o apostile.
Požiadavky na apostilu sa môžu líšiť v závislosti od krajiny a prijímajúcej inštitúcie. Vo všeobecnosti platí, že je potrebné overiť originál slovenského dokumentu a následne aj jeho úradný preklad. V prípade pochybností je najlepšie si presné požiadavky vopred overiť u prijímajúceho úradu v zahraničí.
Overuje apostila originál aj preklad?
Áno, plnohodnotné apostilácia bude zahrňať overenie výpisu z obchodného registra pred jeho prekladom a následne aj overenie prekladaľa, ktorý dokument preložil do cudzieho jazyka. Každé overenie, teda apostila, je samostatný administratívny krok. V dôsledku toho to zvyčajne ovplyvňuje konečnú cenu aj termín dodania.
Záleží na pôvode dokumentu?
Toto je najdôležitejší krok. Výpis z obchodného registra je možné vystaviť na rôznych úradoch, napr. na pošte, online alebo u notárov. Za účelom použitia výpisu z obchodného registra v zahraničí je najvhodnejšie, aby bol vystavený notárom. Zároveň je potrebné notára upozorniť, že dokument bude použitý v zahraničí, čo znamená, že jeho vystavenie podpíše priamo notár. Len výpis z obchodného registra vystavený a podpísaný priamo notárom je možné apostilovať. Kópie listiny, dokumenty vystavené pracovníkom povereným notárom alebo na pošte nie je možné overiť.
V praxi najrýchlejšie riešenie závisí od viacerých faktorov: notárom vystavený výpis z obchodného registra overí len Krajský súd v rovnakom kraji, ako je sídlo notára. Vyššie overenie úradného preklad je možné získať na ľubovoľnom Krajskom súde na Slovensku.
Z tohto dôvodu sa oplatí riešiť vystavenie výpisu z obchodného registra v rovnakom kraji v akom si ho budete overovať. Napr. bratislavského notára overí Krajský súd v Bratislave, notára z Trstína Krajský súd v Žiline a pod.
Ako dlho celý proces trvá?
Dodacia lehota závisí od rozsahu úradného prekladu a od toho, či sú potrebné ďalšie služby. Orientačne platí:
- Úradný preklad výpisu z obchodného registra je možné vyhotoviť spravidla do jedného až dvoch pracovných dní.
- Apostila zvyčajne predlžuje dodanie o ďalší pracovný deň za každú apostilu.
Ak máte presný termín, dokedy potrebujete preložený a apostilovaný výpis z obchodného registra predložiť v zahraničí, oplatí sa to uviesť hneď na začiatku, keď nás požiadate o cenovú ponuku.
Ako vám hotový úradný preklad doručíme?
Preložený a apostilovaný dokument je možné prevziať osobne, poslať vopred naskenovaný e-mailom a následne odoslať poštou či kuriérom. Zvyčajne je vždy potrebné fyzické doručenie , preto počítajte s časom potrebným na doručenie. Vrámci Slovenska úradný preklad doručíme doporučenou poštou alebo iným kuriérom už do nasledujúceho pracovného dňa alebo si ho môžete prevziať v našej kancelárii v Bratislave.
Čo si pripraviť pred objednaním úradného prekladu?
Aby sme predišli zdržaniam, pripravte si nasledovné:
- Výpis z obchodného registra alebo IČO a originál zabezpečíme.
- Krajinu, v ktorej bude preložený dokument použitý.
- Preferovaný spôsob doručenia.
- Termín dodania prekladu.
Čím presnejšie informácie nám poskytnete na začiatku, tým rýchlejšie pripravíme cenovú ponuku a navrhneme najrýchlejšie a najvýhodnejšie riešenie.
Ak potrebujete preklady iných firemných dokumentov a listín, napríklad spoločenskej zmluvy, plnomocenstva alebo účtovnej závierky, vieme ich preložiť spolu s výpisom. Najčastejšie úradne prekladané dokumenty nájdete na stránke našich prekladateľských služieb.
Vyhnite sa častej chybe: zistite si požiadavky na apostilu
Jeden z najčastejších príčin zdržania, s ktorou sa stretávame, je, keď si klient objedná len úradný preklad bez apostilácie. Následne, až pri predložení dokumentu v zahraničí zistí, že dokument a jeho preklad mal byť aj apostilovaný. Výsledkom býva zbytočná strata času, ďalšie administratívne kroky a náklady.
Podobne, ďalším častým problémom je predpoklad, že sken slovenského dokumentu bude akceptovaný na každý úradný účel. Hoci sken na vyhotovenie úradného prekladu spravidla postačuje, za účelom apostilácie, teda vyššie overenie je to nepostačujúce.
Naše odporúčanie
Ak potrebujete použiť výpis z obchodného registra v zahraničí, nesústreďte sa len na samotný úradný preklad. Zvážte celý proces od začiatku: získanie správneho originálneho dokumentu, presný a spoľahlivý úradný preklad a ich apostiláciu.
V konečnom dôsledku tak ušetríte čas, vyhnete sa opakovanému vybavovaniu a prekladu dokumentov a úradné záležitosti v zahraničí vybavíte bez zbytočných komplikácií.
Potrebujete úradný preklad alebo apostilu pre výpis z obchodného registra? Kontaktujte nás alebo požiadajte o cenovú ponuku — cenu a termín dodania vám potvrdíme do 30 minút.
